Politiques

Préambule :

L’un des principes entérinés par les fondateurs du club Oxygène voulait que le bénévolat soit à la base de l’organisation de toutes les activités du club, c’est-àdire que les organisateurs ne recevraient aucune rémunération de quelque nature ou origine que ce soit.

Or, étant donné que les activités du club ont dépassé les frontières de notre région. L’organisation des voyages comporte un degré de complexité et des exigences qui dépassent celles des randonnées dans la région.

Objectif :

Permettre aux organisateurs de voyages de recevoir une compensation tout en assurant la transparence envers les membres du Club.

Définitions :

Nous définissons les termes utilisés comme suit :

• « Voyage » : déplacement qui implique un séjour de plus d’une journée.
• « Compensation » : avantage visant à dédommager l’organisateur lorsqu’il doit effectuer des tâches ou à assumer des dépenses auxquelles le reste du groupe n’est pas soumis (ex. : faire des démarches, des réservations, être responsable d’un groupe, faire un séjour de reconnaissance, etc.)

Énoncé de politique :

1. Si un ou plusieurs membres d’Oxygène organisent un voyage avec l’aide d’un voyagiste, l’information au sujet de la compensation reçue devra être indiquée dans la description de l’activité sur le site du Club comme suit :

• L’organisateur reçoit une compensation qui n’est pas payé par le Club.
• L’organisateur doit également fournir les détails de cette compensation aux membres dans les documents d’information concernant le voyage.

2. Si un ou plusieurs membres d’Oxygène organisent un voyage, sans l’aide d’un voyagiste, mais qui nécessite un séjour de plus d’une journée, le Club pourrait offrir une compensation pour les frais encourus lors du séjour de reconnaissance (ex. : pour le choix des sentiers et des hébergements qui seront proposés)

• La compensation sera déterminée par le Conseil d’administration en fonction de l’activité proposée.
• La compensation maximale par jour sera de 200$ par organisateur.
• La demande de compensation devra être faite dans le Formulaire de demande d’approbation d’une activité (en annexe à cette politique).
• L’organisateur devra également fournir les détails de cette compensation aux membres dans les documents d’information concernant l’activité.

Entrée en vigueur :

• Cette politique est en vigueur à compter du 1er septembre 2024 et a reçu l’approbation du Conseil d’administration.

Champ d’application :

• Cette politique s’applique à l’organisation de voyages qui nécessitent un séjour de plus d’une journée.
• Toutes les autres activités du Club continueront à être organisées bénévolement après l’approbation du Conseil d’administration.

Formulaire de demande d’approbation d’une activité

Rapport d’activité GABARIT

Adoptée par le conseil d’administration et en vigueur le 1er septembre 2024

1.    Les membres du club Oxygène sont encouragés à suivre des formations en secourisme.

2.    Chaque année, le conseil d’administration (CA) allouera un budget à cette activité.

3.    Les formations en secourisme organisées par le CA auront priorité sur toutes les autres formations en secourisme qu’un membre voudrait suivre avec un organisme de son choix.

4.    Si un membre désire suivre une formation en secourisme autre que celle organisée par le CA, il devra faire accepter sa demande par le CA au préalable. Si sa demande est acceptée, le membre sera informé du montant du remboursement qu’il recevra s’il réussit sa formation. Aucun remboursement ne sera autorisé si cette formation n’a pas été approuvée au préalable. La date limite de remboursement sera le 31 août de l’exercice financier en cours.

5.    Pour suivre une formation en secourisme, quelle qu’elle soit, la priorité sera accordée aux membres qui, au cours des 12 mois précédents, ont :

• organisé au moins l’une des activités suivantes inscrites au calendrier des membres :
  • un voyage international;
  • un séjour d’une nuitée ou plus;
  • une excursion d’une journée à l’extérieur de la région qui nécessite de louer un transport;
• organisé au moins quatre (4) randonnées que ce soit des randonnées régulières du Club et/ou des randonnées lors d’activités spéciales (ex. l’Automnale), de séjours, ou d’excursions mentionnés dans le calendrier des membres. Le nom de ces membres doit être inscrit dans la description des randonnées dans le calendrier des membres pour les randonnées régulières du Club ou dans la liste des randonnées lors de l’inscription des participants(tes) pour les activités spéciales, les séjours, ou les excursions.
• participé, à la demande du Club, à au moins deux (2) corvées de travail sur les sentiers du parc de la Gatineau.

6.    Si des places sont encore disponibles après avoir sélectionné les membres prioritaires et/ou si le budget alloué aux formations en secourisme pour l’exercice financier en cours n’est pas épuisé, d’autres membres du Club pourront suivre une formation en secourisme sous réserve des conditions énoncées au paragraphe 4.

7.    Le CA se réserve le droit d’annuler la formation qu’il organise pour une raison à sa discrétion exclusive (p. ex., manque de participation).

Adoptée lors de l’assemblée générale annuelle le 8 novembre 2022.

Le Club prône la pratique sécuritaire de l’activité physique.

Le Club préconise également le respect de l’environnement :

• en encourageant le covoiturage;
• en incitant ses membres à adopter la philosophie du « Sans Trace »;
• en demandant à ses membres d’emprunter les sentiers balisés durant les randonnées lorsque cela est exigé par les autorités de l’endroit.

OBLIGATIONS DU MEMBRE

• Pour participer aux activités, l’adhésion du membre doit être à jour.
• Le membre doit respecter les directives des organisateurs(trices) de randonnées et demeure responsable de sa propre sécurité. Il doit s’abstenir de dépasser le chef (la cheffe) de file et de marcher derrière le serre-file. Durant les pauses, il doit attendre les instructions des organisateurs(trices) avant de reprendre la randonnée.
• Le membre doit avoir la capacité physique d’effectuer une randonnée selon le niveau de difficulté de celle-ci. Il doit donc s’abstenir de participer à une randonnée qui est trop difficile pour lui. En revanche, si le membre se joint à une randonnée dont le niveau de difficulté est inférieur à ses capacités, il doit accepter de marcher au rythme annoncé et de rester parmi le groupe.
• Il est important que le membre connaisse le niveau technique et le rythme de marche prévus de la randonnée. Pour ce faire, il doit lire et comprendre l’information incluse dans la description de la randonnée inscrite au calendrier des membres. Le membre pourra ainsi prendre une décision éclairée et déterminer si la randonnée lui convient. Pour obtenir davantage d’informations, le membre peut communiquer avec les organisateurs(trices) de la randonnée dont les coordonnées apparaissent dans la description de la randonnée.
• Le membre doit avoir l’équipement approprié pour la randonnée, y compris de l’eau, de la nourriture et, en hiver, des crampons ou des raquettes.
• Le membre qui décide de quitter le groupe avant la fin de la randonnée doit, pour des raisons de sécurité, en aviser l’organisateur(trice) ou le serre-file. Le membre assume toute la responsabilité et tous les risques liés à cette décision.
• Par mesure de sécurité lors des randonnées, il est conseillé aux membres d’avoir une carte des sentiers, une trousse de premiers soins et la fiche d’urgence du Club remplie.
• Le membre devra se conformer aux exigences des autorités de l’endroit où la randonnée se déroule, y compris celles concernant l’accès aux sentiers, l’utilisation des stationnements et le respect de la faune et de la flore. Par exemple, dans le parc de la Gatineau, le membre devra avoir, l’hiver, un laissez-passer permettant l’accès aux sentiers de raquette et l’été, un permis de stationnement si un tel permis est exigé.

OBLIGATIONS DE L’ORGANISATEUR(TRICE) DE RANDONNÉES

• L’organisateur(trice) d’une randonnée doit connaître le parcours.
• L’organisateur(trice), lors du départ d’une randonnée, nommera un serre-file. Le chef (la cheffe) de file marchera à la tête du groupe au rythme annoncé; le serre-file fermera la marche et s’assurera que tout le monde suit. Le chef (la cheffe) de file devra s’assurer en tout temps que le serre-file suit bien le groupe en attendant aux intersections, par exemple.
• En tout temps, l’organisateur(trice) devra emprunter les sentiers balisés et/ou les sentiers qui sont permis ou réservés à l’activité de randonnée. En période hivernale, les sentiers identifiés pour le ski de fond dans le parc de la Gatineau ne doivent pas être empruntés.
• L’organisateur(trice) devra s’en tenir au parcours prévu dans la mesure du possible. Toutefois, des exceptions pourront être faites, par exemple, si une ou des personnes se blessent ou si les conditions météorologiques deviennent non favorables. Dans ce cas, l’organisateur(trice) pourra raccourcir la randonnée, voire faire demi-tour.
• En tout temps, l’organisateur(trice) devra respecter la signalisation. Celle-ci est parfois temporaire et inattendue. Si un sentier ou un stationnement sont fermés pour différentes raisons, il/elle ne devra pas s’y aventurer.
• Par mesure de sécurité lors des randonnées, il est conseillé aux organisateurs(trices) d’avoir une carte des sentiers et une trousse de premiers soins. De plus, les organisateurs(trices) sont fortement encouragés à détenir des connaissances en secourisme.
• Dans la mesure du possible, toute modification au calendrier des randonnées devrait être faite au moins 48 heures avant la date prévue de l’événement. De plus, il est recommandé que les organisateurs ajoutent au calendrier les informations suivantes :
  • les modalités d’annulation de la randonnée en raison des conditions météorologiques;
  • l’exigence de consulter le calendrier au moins 90 minutes avant le départ prévu afin de vérifier la possibilité que la randonnée ait été modifiée ou annulée.

Si ces informations ont été ajoutées et que la randonnée est annulée, l’organisateur(trice) ou son(sa) remplaçant(e) n’aura pas besoin de se rendre au lieu de départ prévu au calendrier.

Si ces informations sont absentes, l’organisateur(trice) ou son(sa) remplaçant(e) devra s’y rendre.

La pratique de la randonnée pédestre comporte des risques. Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais se dégage de toute responsabilité quant aux dommages de quelque nature que ce soit qu’une personne pourrait subir lors d’une activité sportive ou sociale que le Club organise.

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Adoptée lors de l’assemblée générale annuelle le 8 novembre 2022.

1. Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais est un organisme de plein air sans but lucratif dont le mandat est d’offrir à ses membres une diversité de randonnées pédestres.
2. Oxygène est enclin à conclure des ententes de partenariat avec des boutiques de plein air et d’autres entreprises. Ces ententes peuvent prendre la forme, entre autres, de services (ateliers, conférences, documents audiovisuels, etc.), de rabais à l’achat d’articles vendus au prix courant et de commandites lors d’événements spéciaux du Club.
3. Si au cours d’une année, un partenaire organise une ou des soirées rabais, Oxygène en informera ses membres.
4. Oxygène tient à la protection des renseignements personnels de ses membres. Ainsi, le Club ne transmet pas la liste de ses membres à ses entreprises partenaires.
5. Le Club ne fait qu’une sollicitation annuelle auprès de ses partenaires.
6. Le Club offre en retour une visibilité à ses partenaires par le biais de ses outils de communication ou lors de la tenue d’un événement commandité.

Adoptée par lors de l’AGA tenue le mardi 9 novembre 2021.