Planification d’excursions et de voyages

Après une activité, veuillez compléter le formulaire rapport d’activité et l’envoyer aux membres du conseil d’administration à cluboxygene2000@gmil.com.

Rôles et limites de responsabilités des accompagnateurs(trices) du club Oxygène

1. Sous l’autorité du(de la) guide, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène est le lien entre les membres du Club qui voyagent et le(la) guide.
2. Sous l’autorité du(de la) guide, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène a le rôle d’assister le(la) guide dans le bon déroulement du voyage en le(la) consultant régulièrement pour lui faire part de ses observations sur la satisfaction des voyageurs(ses). Il(Elle) aide le(la) guide à garder une bonne cohésion et une ambiance agréable dans le groupe.
3. Sous l’autorité du(de la) guide, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène ne remplace en aucun cas le(la) guide dans son rôle et ses responsabilités. Le(La) guide est le(la) responsable du groupe, et par le fait même, prend toutes les décisions nécessaires pour le bon fonctionnement du séjour. Toutefois, s’il y a une modification à apporter au programme du séjour, le(la) guide consultera l’accompagnateur(trice) avant de prendre sa décision définitive.
4. Sous l’autorité du(de la) guide, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène doit aider le(la) guide en cas de problème majeur lors du voyage. IMPORTANT: nous travaillons avec des guides professionnels avec beaucoup d’expérience. Il est primordial de respecter leur autorité ainsi que de les soutenir dans leurs décisions.
5. En cas de blessure ou incident ou maladie, l’accompagnateur(trice) doit informer le(la) guide. Le(La) guide dirigera les actions, toutefois, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène assistera le(la) guide dans l’administration des premières mesures et/ou premiers soins aux voyageurs et voyageuses, si demandé.
6. Sous l’autorité du(de la) guide, selon les circonstances, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène peut être amené(e) à assister le voyageur ou la voyageuse en cas d’interruption de voyage en l’aidant au niveau de la communication avec ses assurances et, s’il y avait lieu, aviser sa famille. IMPORTANT: Toutefois, quand l’état de santé du voyageur ou de la voyageuse le permet, celui-ci (celle-ci) doit faire lui-même (elle-même) les démarches auprès de sa compagnie d’assurances et/ou de sa famille. Le rôle de l’accompagnateur(trice) peut alors se limiter à faire un suivi quotidien pour s’assurer que tout se passe bien. Dans le cas d’un couple voyageur, la deuxième personne de ce couple devrait participer à toutes les étapes de prise en charge de la personne affectée dans le couple.
7. Sous l’autorité du(de la) guide, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène doit jouer le rôle de serre-file durant toutes les randonnées. Il(Elle) doit aussi s’assurer qu’une autre personne joue ce rôle en cas d’absence et en informer le(la) guide.
8. L’accompagnateur(trice) du club Oxygène doit toujours garder à portée de la main (version papier ou électronique) l’information relative aux passeports, à la fiche santé (prise de médicaments, allergies ou intolérances alimentaires) et aux assurances des participants(es). Il(Elle) doit protéger la confidentialité de ces documents et les détruire (déchiqueteuse) de façon sécuritaire au retour.
9. Si l’organisateur (trice) du voyage le demande, l’accompagnateur(trice) du club Oxygène peut être responsable de gérer la petite caisse (pourboires, etc.) et de tenir un registre des dépenses. Il(Elle) doit aussi préparer un rapport des dépenses de la petite caisse aux participants(es), et ce, dans un délai raisonnable au retour du voyage. Le tout s’applique que s’il y a une petite caisse.

Pour les voyages hors Québec, Oxygène, club de randonnée de l’Outaouais recommande les voyages qui sont organisés avec une agence de voyages qui détient un permis de l’Office de la protection du consommateur. Ainsi, les membres du Club bénéficient d’une protection financière du fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages au cas où il y a des problèmes. Cette protection n’existe pas dans le cas d’arrangement pris directement avec un fournisseur (p. ex., transporteur aérien, forfait à l’étranger en ligne).

Le choix du voyage
Il y a une infinité de voyages fascinants qu’on peut entreprendre à travers le monde et le choix de la destination dépendra en dernière analyse du voyage qui vous tente particulièrement. Toutefois, vous devez aviser les membres du conseil d’administration (CA) de votre intention d’organiser un voyage et demander de mettre votre projet dans le tableau « Excursions et voyages à venir » sur notre site Web. Ainsi, vous n’aurez pas de surprise si des démarches sont déjà entamées pour cette même destination et/ou cette même période de l’année.

Dépenses reliées à la préparation du voyage
La politique du club Oxygène stipule que, sur présentation des reçus, le Club rembourse à l’organisateur(trice) les dépenses reliées à l’organisation du voyage (interurbains, photocopies, envois postaux, etc.), un montant, jusqu’à concurrence de 100 $.

La taille du groupe
Pour un voyage hors Québec, la taille du groupe est un facteur important. Les préoccupations quant à l’organisation du voyage et pendant le séjour sont en proportion du nombre de personnes. C’est à vous de juger du nombre approprié avec l’agence de voyages, mais des groupes de 12 à 16 personnes semblent bien fonctionner. Les décisions sont plus faciles à prendre en petits groupes.

La responsabilisation des membres
Lors de la soirée d’information, il est important que tous(tes) les participants(es) connaissent les rôles et limites des responsabilités de l’organisateur(trice) et/ou de l’accompagnateur(trice).

Assurances
Chaque personne doit obligatoirement avoir une assurance voyage (c’est-à-dire médicale, annulation/interruption) qui est valide dans le pays de votre séjour/voyage. L’assurance doit couvrir le rapatriement au Canada en cas de blessure ou maladie.

Avant de partir

Pour se rendre à bon port, les préparatifs de voyage s’étalent normalement sur plusieurs mois; voici un aperçu des tâches principales:

– Effectuer des recherches sur le voyage que vous planifiez;
– Aviser le CA de votre intention d’organiser un voyage;
– Demander au CA de mettre votre projet sur le tableau « Excursions et voyages à venir » du site Web, le calendrier des membres et la Bouffée d’air;
– Faire une demande pour une salle auprès du(de la) secrétaire du CA afin de tenir une soirée d’information pour déterminer l’intérêt pour le voyage et discuter de la logistique du voyage;
– Expliquer clairement ce qui est compris ou pas dans le forfait;
– Informer les personnes de la compensation que vous recevrez ou non pour organiser ce voyage (voir la politique de transparence pour les excursions et voyages);
– Obtenir les inscriptions, ramasser les documents pertinents au voyage;
– Prévoir un montant pour couvrir les pourboires du voyage;
– Tenir des sessions d’entraînement avant le départ avec votre groupe;
– Remettre aux personnes une liste des équipements nécessaires.

Pendant le voyage
La planification détaillée du voyage étant complétée avec l’agence de voyages, vous aurez maintenant à vous ajuster sur les lieux. Il ne faut pas se surprendre si tout ne va pas comme prévu au programme élaboré avec l’agence de voyages. Il faut demeurer flexible et être prêt(e) à s’adapter aux imprévus qui se présentent.

Le soir précédent chaque départ, le(la) responsable du groupe confirme l’horaire du lendemain avec le(la) guide. Le tout peut se discuter lors du souper; cela sert également de rappel aux membres du groupe. On en profite aussi pour discuter des changements au programme.

Souvent, les personnes ne peuvent pas « performer » de façon constante jour après jour (à moins qu’elles soient très fortes); alors il faut tenir compte de cette réalité.

Si possible, une journée de congé serait appréciée durant le voyage. Il vaut mieux planifier tout ça avant le départ avec l’agence de voyages si c’est votre intention.

Il ne faut pas oublier que certaines personnes peuvent s’être blessées, elles voudront donc ralentir un peu. Une journée de repos serait certainement la bienvenue pour ces personnes, il faudra discuter avec le(la) guide quand et comment les accommoder, si c’est nécessaire. Dans le cas où certaines personnes ne partiraient pas en randonnée avec le groupe, il faut expliquer clairement qu’il pourrait y avoir des frais pour se rendre à la destination suivante. Dans la majorité des situations, il est possible de voyager avec les bagages.

L’harmonie au sein du groupe
Une semaine de vacances en groupe demande que chaque personne y mette du sien pour assurer l’harmonie dans le groupe. Recette gagnante : que chaque personne prenne bien soin de ses propres besoins, il y a ainsi plus de chance que l’harmonie règne. Il faut insister pour que tout le monde soit à l’heure aux rendez-vous.

Une source potentielle de conflit peut être les désirs divergents des personnes du groupe. Chaque personne doit comprendre qu’en choisissant de faire un voyage avec d’autres membres du Club, elle accepte que le bon fonctionnement du groupe soit prioritaire et qu’ainsi elle doit prendre en considération les besoins des autres personnes du groupe lors de prises de décisions. Note: si une dérogation au programme est requise, c’est le(la) guide qui prendra la décision après discussion avec l’accompagnateur(trice).

Faire le bilan
Quand vous serez de retour de votre voyage, prenez un peu de temps pour réfléchir à votre expérience et prendre note de vos succès et également des points que vous souhaiteriez améliorer à l’avenir. Avec chaque expérience, on apprend quelque chose de nous-mêmes, des autres, de la randonnée, de la montagne parcourue, de la dynamique des groupes, etc.

Conclusion
L’habileté à préparer un voyage s’acquiert avec l’expérience. Nous espérons que ce document vous sera utile lors de la préparation de vos futurs voyages. C’est un bon outil de référence auquel vous pourrez ajouter vos notes ou vos variantes. Nous vous invitons fortement à nous communiquer vos suggestions de modifications ou d’ajouts. Cela ne peut que servir à tout nouveau bénévole qui déciderait de devenir organisateur(trice) de voyages pour le club Oxygène.

Nous vous souhaitons « bon succès » avec les activités que vous organiserez et sommes très intéressés(es) à apprendre de vos initiatives de randonnées pédestres et à suivre votre développement comme organisateur(trice) d’Oxygène.

Il y a de belles destinations qu’on peut entreprendre au Québec et le choix dépendra en dernière analyse de celle qui vous tente particulièrement. Toutefois, vous devez aviser les membres du conseil d’administration (CA) de votre intention d’organiser un voyage et demander de mettre votre projet dans le tableau « Excursions et voyages à venir » sur notre site Web. Ainsi, vous n’aurez pas de surprise si des démarches sont déjà entamées pour cette même destination et/ou cette même période de l’année.

LA PRÉPARATION

Il est fortement recommandé de demander aux participants(es) du séjour d’obtenir une assurance accident et sauvetage, soit en s’abonnant à Rando Québec ou en souscrivant une telle assurance auprès d’un assureur privé. Les personnes de 75 ans et plus devraient vérifier les limites de l’assurance en ce qui a trait à l’âge des assurés(es). Sans cette assurance, si un sauvetage en forêt est nécessaire, la facture sera refilée au bénéficiaire du sauvetage. Puisque le club Oxygène est membre de Rando Québec, vous bénéficiez d’un rabais de 10 $ sur l’abonnement « Randonneur-Lecteur ».

Avant de partir
Pour se rendre à bon port, les préparatifs de voyage s’étalent normalement sur plusieurs mois. Voici un aperçu des tâches principales :
• Effectuer des recherches sur la destination que vous planifiez visiter;
• Aviser le CA de votre intention d’organiser un voyage au Québec;
• Demander d’ajouter votre projet au tableau « Excursions et voyages à venir » et dans la section « Quoi de neuf? » de notre site Web ainsi que dans la Bouffée d’air;
• Faire une demande pour une salle auprès du(de la) secrétaire du CA afin de tenir une soirée d’information pour déterminer l’intérêt pour le voyage et discuter de la logistique du voyage;
• Rappeler qu’un voyage peut inclure les dépenses suivantes;
• le dépôt initial pour réserver l’hébergement;
• le transport;
• la location de voiture(s) sur les lieux;
• l’hébergement;
• les repas;
• les frais d’entrée aux sites ou parcs régionaux ou nationaux;
• les dépenses discrétionnaires.
• Établir la logistique quant à l’arrivée des personnes à la destination prévue;
• Établir un itinéraire ainsi que le déroulement de chacune des journées du voyage;
• Considérer la distance à parcourir pour se rendre aux différents points de départ des randonnées (distance et temps);
• Obtenir les inscriptions des personnes intéressées lors de la session d’information;
• Demander aux personnes d’effectuer leur propre réservation pour l’hébergement;
• Établir la politique de remboursement (si l’argent du dépôt peut être remboursé ou non, en cas de désistement);
• Faire la reconnaissance des sentiers, si possible, pour s’assurer qu’il y ait des sentiers pour tous les niveaux de marche (sont-ils suffisamment intéressants pour bien satisfaire les personnes?)
• Établir un itinéraire pour les randonnées pendant le séjour;
• Planifier une journée de congé durant un long séjour puisque certaines personnes voudront se reposer ou profiter de leur séjour pour faire du tourisme;
• Tenir des sessions d’entraînement avant le départ avec votre groupe;
• Remettre aux personnes une liste des équipements nécessaires et, si possible, les cartes des trajets.

Si cette activité a déjà été offerte dans le passé, vous devriez vous demander si vous offrez du déjà-vu ou de la nouveauté. Vous pouvez également consulter les personnes qui l’ont organisée pour obtenir des conseils.

Le plus facile pour l’organisateur(trice) est clairement de s’associer à une agence de voyages offrant un forfait tout compris. Une fois les détails établis, l’organisateur(trice) entreprend donc de faire la promotion requise, assure le lien entre le Club et l’agence, donne les renseignements aux autres personnes, demeure disponible pour répondre à leurs questions et sera relativement dégagé(e) des responsabilités pendant le voyage lui-même.

Un autre type de voyage, un peu plus complexe celui-là, est d’offrir un séjour au cours duquel les randonnées sont des randonnées de jour. Ainsi, vous devrez voyager au point de départ spécifique de chaque randonnée. Ce type de voyage demande plus de logistique, car il y a des déplacements pour chaque randonnée ainsi que, naturellement, plus de variété dans les randonnées. L’organisateur(trice) est responsable de la sélection des sentiers pour chaque jour de randonnée et de toute la logistique qui en découle. Le niveau de responsabilité est plus élevé que pour l’autre type de voyage.

Dépenses reliées à la préparation du voyage

Il existe une politique à cet effet; elle est publiée sur le site Web du Club. Cliquez sur l’onglet Le club, puis sélectionnez Documents officiels et ensuite sélectionnez Politiques. Le titre de la politique est : Politique concernant le remboursement aux organisateurs(trices).

Responsabilité de l’organisateur(trice) du voyage
Lors de la soirée d’information, il est important de bien gérer les attentes concernant le voyage. Les personnes présentes doivent bien comprendre les limites de leurs attentes envers vous, l’organisateur(trice). Vous voulez être en vacances également, alors établissez les règles avant le départ; cela allégera votre tâche pendant la durée du voyage. Vous avez pris l’initiative d’organiser cette activité pour le club Oxygène, mais vous n’êtes pas responsable de répondre à tous les besoins des personnes participant au voyage.

Désistements
L’idéal est d’avoir une liste d’attente si le nombre de personnes intéressées à participer dépasse le nombre de places disponibles. Quand une personne se désiste, on peut consulter la liste. S’il n’y a personne sur la liste d’attente et que l’argent donné en dépôt est non remboursable, c’est généralement à la personne qui se désiste de se trouver un(e) remplaçant(e) afin de récupérer son argent.

Quand il y a désistement, on doit aussi penser au covoiturage ainsi qu’au partage des repas. L’équipe dont une personne se désiste devra être avisée (par celle qui annule) et devra trouver des solutions pour la remplacer.

La taille du groupe
Pour un voyage au Québec, la taille du groupe est un facteur important. Les préoccupations quant à l’organisation du voyage et pendant le séjour sont en proportion du nombre de personnes. C’est à vous de juger du nombre approprié.

L’harmonie au sein du groupe
Une semaine de vacances en groupe demande que chaque personne y mette du sien pour assurer l’harmonie dans le groupe. Recette gagnante : que chaque personne prenne bien soin de ses propres besoins, il y a ainsi plus de chance que l’harmonie règne.

Il faut insister pour que tout le monde soit à l’heure aux rendez-vous.

Une source potentielle de conflit peut être les désirs divergents des personnes. Chaque personne doit comprendre qu’en choisissant de faire un voyage avec d’autres membres du Club, elle accepte que le bon fonctionnement du groupe soit prioritaire et qu’ainsi elle doive prendre en considération les besoins des autres personnes du groupe lors de prises de décisions.

Les randonnées
La sélection des randonnées débute avec l’étude des cartes des sentiers de la région choisie.
• Voulez-vous offrir des randonnées de tous les niveaux? S’il y a de nombreux(ses) participants(es), il faudra avoir des trajets pour plusieurs niveaux et, par conséquent, des chefs de file pour tous les départs. Idéalement, il ne devrait pas y avoir plus de 15 personnes par groupe.
• À chaque jour de randonnée, il faudra offrir plusieurs trajets pour accommoder tout le monde à moins que le voyage soit très ciblé pour un seul niveau. Si c’est le cas, il faut le mentionner dans le tableau « Excursions et voyages à venir » et dans la section « Quoi de neuf? » de notre site Web ainsi que dans la Bouffée d’air.
• Combien de jours ou d’heures de randonnée désirez-vous faire? (Le temps est calculé à partir du membre le plus lent).
• À quelle saison pensez-vous y aller? Le climat est-il bon à cette période de l’année?
• Combien d’heures d’ensoleillement prévoit-on et est-ce approprié pour la distance à parcourir?

Hébergement et réservations
Après le choix des sentiers, l’hébergement est l’une des considérations les plus importantes pour le succès d’un voyage. Les lieux les plus en demande se réservent parfois très longtemps à l’avance. Ceci indique que le processus de réservation devra être entamé, dans certains cas, plusieurs mois ou même une année avant la date de l’activité.

Vous pouvez proposer un hébergement en camping, en gîte ou refuge (hébergement rustique), en couette et café ou gîte du passant, en auberge, en motel, en hôtel, en chalet, et finalement en condominium-appartement loué. Le choix de l’hébergement dépend de la clientèle à laquelle vous voulez offrir le voyage et du coût de l’ensemble du voyage. Il faut considérer le partage de chambres entre amis(es), souvent ces personnes veulent deux lits. Par exemple, dans le cas de la location de chalets ou maisons, même si la description mentionne le nombre de personnes que cet endroit peut héberger, il est peu probable que ce soit réaliste. En effet personne n’apprécie un divan-lit dans les espaces communs, les mezzanines ouvertes non plus et la plupart du temps les amis(es) ne veulent pas partager les lits non plus. Si vous optez pour des partages de ce genre, il faut clairement le mentionner à la soirée d’information. Il faut aussi considérer le nombre de douches et de toilettes, il faut garder à l’esprit que tout le monde quittera et reviendra à la même heure. Il est important que les arrangements d’hébergement que vous choisirez soient clairement expliqués.

Normalement, un dépôt est exigé pour réserver. On vous recommande d’établir la politique de remboursement (si l’argent du dépôt peut être remboursé ou non, en cas de désistement) dès le début et de la communiquer aux personnes dès qu’elle est connue.

Et les repas…
Certains types d’hébergement offrent des forfaits « hébergement et repas ». Il est utile de bien planifier les repas avant le départ, qu’ils soient pris au restaurant ou préparés par les personnes. Si les repas sont pris en groupe, il est recommandé d’effectuer les réservations requises au préalable et de s’assurer que l’endroit choisi est vraiment en mesure de bien servir le groupe.

Niveau de difficulté et expérience des personnes
C’est la responsabilité de l’organisateur(trice) de bien informer les personnes du niveau de difficulté de la sortie. Un essai peut être effectué dans la région, avant de quitter, question de mieux vous renseigner quant à la préparation du groupe.

Covoiturage et retour de la randonnée
Le Club fonctionne selon le principe du covoiturage, surtout en ce qui a trait aux activités tenues hors de la région immédiate.

Si vous divisez le groupe en sous-groupes, assurez-vous de le faire avant d’être sur les lieux de la randonnée afin que le covoiturage s’organise avec des gens qui feront partie du même groupe!

Après une longue journée de randonnée, on est toujours content(e) d’avoir un maillot de bain ou des souliers de rechange dans le coffre de la voiture. Avisez les membres du groupe si un lac se trouve à proximité ou si une bière pourrait être sirotée tout près au village. Vous ferez des heureux(ses), encore plus s’ils(elles) ont prévu le coup!

SUR LES LIEUX DE L’ACTIVITÉ

Les plans
La planification détaillée du voyage étant complétée, vous aurez maintenant à vous ajuster sur les lieux. Il ne faut pas se surprendre si tout ne va pas comme prévu. Il faut demeurer flexible et être prêt(e) à s’adapter aux imprévus qui se présentent.

Le soir précédent le départ, établissez l’horaire du lendemain. Le tout peut se discuter lors du souper ou par courriel; cela sert également de rappel à chacun(e). On en profite aussi pour discuter des changements au programme.

Le matin, il est recommandé de regrouper toutes les personnes au moins 15 minutes avant le départ pour décrire les trajets et points de départ offerts, organiser les groupes en covoiturage et donner les instructions pertinentes pour la journée. Le trajet vers le point de départ peut se faire en convoi, on s’assure ainsi de ne pas perdre personne.

En principe, les sentiers ont été choisis plusieurs mois à l’avance. Ils sont communiqués lors de la soirée d’information, les personnes en sont donc informées et même vous, l’organisateur(trice) vous vous voyez déjà sur les lieux. Puis, une fois sur place, c’est la surprise : c’est la pluie battante, personne ne veut aller marcher sauf peut-être vous, l’organisateur(trice). Parfois il faut improviser et il est bon d’être à l’écoute des personnes qui peuvent avoir des idées très intéressantes!

Météo
Naturellement, un élément important de toute randonnée est la question de la météo. Vous devrez en tenir compte et vous ajuster en conséquence.

Si on annonce un orage avec des vents violents pour l’après-midi, pourquoi ne pas choisir un sentier plus court avec un sommet moins dénudé? Il en va de même pour les journées de grosses chaleurs. L’essentiel est d’avoir du plaisir et surtout d’éviter des accidents fâcheux. N’oubliez jamais que c’est Dame Nature qui décide dans ces circonstances.

Informer le groupe des règlements à respecter aux destinations choisies
Parfois, à certains endroits, c’est la taille du groupe qui est limitée; dans d’autres circonstances, c’est la taille des stationnements qui est limitée, etc. Essentiellement, vous devez informer les personnes des exigences du milieu pour la tenue de randonnées.

À l’écoute du groupe
En général, les personnes ne peuvent pas « performer » de façon constante jour après jour; alors il faut tenir compte de cette réalité. La capacité du groupe à effectuer les marches planifiées ne sera peut-être pas ce qu’on croyait lors de la planification lorsqu’on était assis(e) confortablement dans nos salons en Outaouais. Dans ces conditions, on pourrait diviser le groupe selon les capacités des membres et déterminer des parcours longs et courts, dans la même région.

Quand on organise une randonnée, on doit toujours être à l’affût de ce qui se passe autour de nous. Tâter le pouls des personnes sur cette question est très important. Si on constate qu’une personne commence à être fatiguée, on suggère une pause sans tarder, ou bien au prochain point de vue ou à un endroit approprié, question de laisser cette personne récupérer. Même chose si une personne exprime le besoin de manger, d’enlever une couche de vêtements, etc.

Temps vs distance vs luminosité
Moyenne de rythme de marche :
• Avec sac de jour, en terrain relativement plat : 4 à 5 km/h
• En montée : 2 à 3 km/h
• En backpacking : 2 à 3 km/h
• Pauses : environ 10 minutes, à toutes les heures
• Dîner : environ 1 heure ou selon la demande des personnes, les exigences de la météo ou les points de vue que le sommet nous offre.

Premiers soins, cours disponible et trousses
Chaque organisateur(trice) de sortie devrait apporter une trousse de premiers soins lors des randonnées. Cette trousse devrait contenir : des bandages, des bandes triangulaires, du désinfectant, de la moleskine, des « second skin », des ciseaux, des sachets de sucre, des serviettes sanitaires (pour les hémorragies).

Le Club recommande fortement aux organisateurs(trices) de randonnées de suivre un cours de premiers soins. Les frais pour un tel cours pourraient être assumés par le club Oxygène. Contactez le(la) directeur(trice) des sorties pour plus d’information.

AU RETOUR À LA MAISON

Faire le bilan
Quand vous serez de retour de votre voyage, prenez un peu de temps pour réfléchir à votre expérience et prendre note de vos succès et également des points que vous souhaiteriez améliorer à l’avenir. Avec chaque expérience, on apprend quelque chose sur nous-mêmes, les autres, la randonnée, la montagne parcourue, la dynamique des groupes, etc.

Nous vous souhaitons « bon succès » dans les activités que vous organiserez et nous sommes très intéressés(es) à apprendre de vos initiatives de randonnées pédestres et à suivre votre développement comme organisateur(trice) d’Oxygène.

Conclusion
L’habileté à préparer un voyage s’acquiert avec l’expérience. Nous espérons que ce document vous sera utile lors de la préparation de vos futurs voyages. C’est un bon outil de référence auquel vous pourrez ajouter vos notes ou vos changements. Nous vous invitons fortement à nous communiquer vos suggestions de modifications ou d’ajouts. Cela ne peut que servir à tout nouveau bénévole qui déciderait de devenir organisateur(trice) de voyages pour le club Oxygène.

Vous devez aviser les membres du conseil d’administration (CA) de votre intention d’organiser un voyage. Ainsi, vous n’aurez pas de surprise si des démarches sont déjà entamées pour cette même destination ou cette même période de l’année.

Le club Oxygène invite les organisateurs(trices) à offrir des excursions en utilisant l’autobus comme moyen de transport. Ceci permettra aux membres :

• de faire une randonnée à l’extérieur de la région immédiate,
• de faire l’aller-retour dans la même journée,
• de ne pas avoir à conduire sa voiture,
• et de faire la randonnée à un coût minime.

Les organisateurs(trices) de ce type de voyages doivent présenter leur projet par écrit aux membres du CA idéalement quelques mois avant la tenue de l’événement en utilisant le formulaire suivant. Il est important de fournir les informations demandées, soit:

• la date du voyage,
• la destination et la description des randonnées qui y seront organisées,
• l’heure de départ et l’heure de retour,
• le nom des organisateurs(trices),
• un budget précis y compris le coût demandé à chaque participant(e),
• le nombre minimum de participants(es) pour que l’événement ait lieu,
• les modalités d’inscription au voyage,
• l’équipement requis par les organisateurs(trices) ^[1] et les participants(es) (p. ex., lunchs, lampes frontales) ainsi que les conditions d’annulation du voyage.

Le Club peut rembourser une partie du coût du transport. Les membres du CA feront part de ce montant aux organisateurs(trices) s’ils approuvent le projet.

La capacité des autobus varie en fonction du type d’autobus, il est recommandé de vérifier auprès du transporteur.

Exemples de randonnées*

^[1]Le Club possède six radios bidirectionnelles et deux trousses de premiers soins. Ce matériel peut être emprunté en communiquant avec les membres du CA.